Wat Is Een Checklist Voor Het Organiseren Van Een Beurs?

Je keynotespeaker staat aan de deur. De persoon die er eigenlijk over gaat is plots ziek en er is niemand om je spreker op te vangen. Jij hebt geen idee wat er moet gebeuren - Wat is het verschil tussen een expositie en een tentoonstelling?. Is ze te vroeg? Krijgt ze nog instructies en een welkomstpakket? Je hoofd ontploft vanbinnen. Hier had je helemaal niet over nagedacht naast die duizend-en-een andere zaken

Laat die keynotespeaker niet wachten en wees voorbereid. Maak een draaiboek. Voordat je helemaal gaat bedenken hoe laat je collega de keynotespeaker moet opvangen, schrijf je een globale planning op. Dat is de basis van een draaiboek maken. Van daaruit kan je alles chronologisch invullen en zul je zien dat je hoofd een stuk minder snel begint te tollen van allemaal losse flodders aan informatie.

Tijd om die kolommen te vullen! De basis van je boek staat. Zet nu alle feiten op een rijtje en zie geen enkel detail over het hoofd. In je eentje is dit bijna niet te doen. Vraag daarom één of meerdere collega’s om met je mee te denken bij het draaiboek maken.

Ja, hier gaat een hele hoop kostbare tijd in zitten. Begin daarom ruim op tijd. Niet alleen jij moet het overzicht bewaren. Een draaiboek maken is een eerste stap in het houden van overzicht - expose standenbouw. Elke medewerker moet weten wat hem of haar te doen staat tijdens jouw beurs of evenement

Breng daarbij de volgende dingen in kaart: De naam van het evenement. Het verwachte aantal gasten. Het type evenement (zoals een beurs of congres). De locatie. De datum en tijden (ook zeker de op- en afbouwtijden). Wie de eindverantwoordelijke is voor het evenement. Een lijst van special guests en sprekers, mét foto's.

Standenbouw Mechelen

Voor je medewerker ongemakkelijk en voor de spreker geen warm welkom. Het telefoonnummer van je BHV’er of de locatie van het EHBO-personeel. De kans is groot dat sommige deelnemers elkaar voor het event nog niet kennen. Nodig daarom iedereen uit voor een korte ontmoeting en loop het draaiboek samen door.

Wijs altijd één iemand aan die de regie in handen heeft. actual standenbouw. Dit is ook meteen de go-to persoon wanneer dingen niet lekker lopen. Hier geldt ook weer: hoe meer overzicht, hoe meer medewerkers zich kunnen focussen op hun eigen taken. Je weet ondertussen hoe belangrijk voorbereiding is. Het is dan ook logisch dat niet alleen het event zelf, maar ook de op- en afbouw een eigen draaiboek nodig hebben

Bij het plannen van een event hoop je natuurlijk op een mooi eindresultaat en blije bezoekers (beurswand recht). Vergeet ook niet rekening te houden met een noodsituatie. Je wil iedereen snel en veilig naar buiten krijgen wanneer er bijvoorbeeld een brand uitbreekt. Voeg daarom altijd een vluchtroute toe bij het draaiboek maken

En zichzelf natuurlijk. Hoe leuk je event of bruiloft ook is, uiteindelijk krijgt iedereen een keertje honger. Niets vervelender dan een event waar niks te snaaien is. Dat is niet alleen slecht voor het humeur van je bezoekers, maar ook zeker niet voor hun spanningsboog. Ook iets om rekening mee te houden bij het draaiboek maken.

Deel wat zoets uit voor bij de koffie - beurswand systeem. Of pak volledig uit met een broodjestrein tijdens lunchtijd. Noteer hoeveel gasten je verwacht, de tijd waarop iets geserveerd wordt, locatie, wat je serveert en wie hier verantwoordelijk voor is. Je event zit er op. Om half zes is de laatste dagbezoeker de deur uit en ook jullie magen beginnen te knorren

Standenbouw Mechelen

Gelukkig heb je ook hiervoor een draaiboek geschreven. Tijdens het draaiboek maken heb je hier al extra tijd voor ingecalculeerd. Heb je dat niet gedaan? Reken gemakkelijk nog twee uurtjes extra op de originele afbouwplanning. Alle details heb je uitgedacht bij het draaiboek maken. Je kijkt naar het eindresultaat en merkt dat je brein ineens een overkill krijgt aan zwart op wit.

Een event organiseren is best spannend. Geef je ogen daarom wat rust als je wat moet opzoeken. Speel met kleur zodat jij en alle andere lezers meteen zien waar ze moeten kijken. Dat oogt niet alleen rustiger, maar leest ook een stuk sneller - alline standenbouw. Twee vliegen in één klap dus! Leren doe je alleen door fouten te maken

Mooi! Want die leermomenten kan je weer meenemen bij de volgende beurs op je agenda. Evalueer nu alles nog vers in het geheugen zit. Voeg daarom een evaluatieformulier toe aan het einde van je draaiboek. Naderhand kan je alle knelpunten rustig bespreken en gebruiken als nuttige feedback voor het volgende nóg succesvoller event.

Maak daar gul gebruik van en deel jouw give-aways weg in een leuke goodiebag - Wat is een tentoonstellingsverklaring?. Zo is je bedrijf nog steeds top of mind wanneer jouw potentiele klant alweer thuis is. Heb je goed wat leads verzameld? Super! Volg deze allemaal binnen een paar dagen op zodat je nog vers in hun geheugen zit

Volg ze op door te bellen, mailen of een persoonlijke direct mail te sturen via de post. Met jouw complete draaiboek weet je dat de perfecte dag al weken eerder begint. Stuur genodigden gepersonaliseerde uitnodigingen. Of je nu een event of bruiloft organiseert, zo weet iedereen welke datum zij voor jou vrij willen maken.

Wat Draag Je Op Een Beurs?

Wanneer je een evenement gaat organiseren, zit je ongetwijfeld vol met goede ideeën en ga je hier het liefst meteen mee aan de slag. standenbouw brecht. Maar om echt een succesvol event te organiseren, moet je eerst weten wat je doelstellingen zijn en wie je doelgroep is. Om de doelstellingen van het event te bepalen moet je goed nadenken over wat het precies is dat je wilt bereiken met het evenement

Op basis hiervan kun je vervolgens concrete doelstellingen bepalen. Zodra je de doelstellingen goed in kaart hebt, is er ook een duidelijker beeld ontstaan van wie je doelgroep is. Dit kunnen bijvoorbeeld de medewerkers van je bedrijf zijn, je klanten of mensen uit een bepaalde sector. Je organiseert het evenement voor deze mensen, dus het is belangrijk dat je ze goed kent.

Onderzoek waar hun interesses liggen en hoe je de doelgroep het beste kunt bereiken. Pas wanneer je de doelgroep goed in kaart hebt, kun je een evenement organiseren wat volledig bij hen aansluit. In je eentje heb je simpelweg niet genoeg tijd of expertise om een evenement te organiseren (standenbouw jobs). Het is dus belangrijk dat je een goed team om je heen hebt dat je hierbij helpt

Wijs vervolgens rollen en taken toe waaraan iedereen zich moet houden gedurende de organisatie van het evenement. Het kan zijn dat jouw bedrijf niet over voldoende vakkennis beschikt. In dat geval kan het verstandig zijn om de organisatie van het event (deels) uit te besteden. Waar kan ik een beursstand op maat laten maken?. Als je weet wat en wie je wilt bereiken met je evenement, is het belangrijk om een budget vast te stellen

Op basis hiervan maak je een voorlopig budget wat je kunt specificeren tot een definitief budget naarmate je offertes ontvangt. Ook is het belangrijk om een limiet in te stellen voor hoeveel je aan de verschillende onderdelen mag uitgeven. Reserveer in ieder geval altijd een deel van het budget voor onvoorziene kosten.

Standenbouw Lambrecht

Wanneer het budget is vastgesteld, is het belangrijk dat er één iemand uit het organisatieteam aangesteld wordt als budgetbewaker. De budgetbewaker houdt het overzicht over alle kosten die gemaakt worden. franken standenbouw. Hiermee blijft het kostenplaatje overzichtelijk, want alle uitgaven gaan eerst langs de budgetbewaarder Misschien wel het belangrijkste onderdeel van je evenement: de locatie

De uitstraling van de locatie speelt een grote rol bij de gehele ervaring die de bezoekers hebben. Daarnaast is de bereikbaarheid van de locatie essentieel. Komen de bezoekers uit het hele land? Dan is het handig om een centraal gelegen locatie te kiezen. Ga voor een locatie die zowel met de auto als met het openbaar vervoer goed te bereiken is.

Je moet hierbij de belangen van de datum en de locatie tegen elkaar afwegen. Wanneer je verbonden bent aan een vaste datum, moet je bijvoorbeeld voor een locatie kiezen die deze datum nog beschikbaar heeft. Houd bij het kiezen van een datum altijd rekening met vakanties, feestdagen en andere belangrijke evenementen.

Wanneer je oog op een aantal locaties is gevallen, kun je hier een aanvraag doen. Om niet teleurgesteld te worden qua beschikbaarheid, moet je dit ruime tijd van tevoren doen (Wat is het verschil tussen een curator en een tentoonstellingsontwerper?). Zeker bij populaire locaties of in drukke evenementenperiodes, kan het soms nodig zijn om dit tien tot twaalf maanden voor het event te doen

Plus Standenbouw

Vervolgens kun je een afspraak plannen voor een locatiebezoek. Zo kun je de locatie in levende lijve ervaren en de mogelijkheden verder bespreken. Wanneer je alle opties hebt afgewogen en zeker bent van de locatie kun je een ‘go’ geven. De definitieve go geef je uiterlijk zes maanden voor aanvang.

Zodra de locatie van je evenement vaststaat, kan het ‘echte’ werk beginnen: de invulling van je event. In deze fase is het belangrijk om goed contact te houden met de locatie om verschillende wensen en ideeën af te stemmen. Een locatie weet wat er mogelijk is en kan goed met je meedenken.

Laat de inloop van je event ongeveer een uur voor de plenaire opening beginnen. franken standenbouw. Zo hebben de gasten ruim de tijd om te arriveren, zich te registreren en een kopje koffie te drinken. Zorg bij de plenaire opening voor een energieke spreker of dagvoorzitter die de gasten weet te enthousiasmeren

Na de opening is het vervolgens handig om een pauze van een half uur in te plannen voordat de nieuwe programmaonderdelen beginnen. Zo kunnen gasten nog even wat drinken of naar het toilet gaan. Daarnaast zorgt deze pauze ervoor dat er wat speling is als de opening uitloopt. Voor de invulling van de rest van het programma, is het belangrijk om te onthouden dat het niet te vol gepland moet worden.

Zipper Beurswand

Het kan een goed idee zijn om de deelnemers zelf te laten bepalen naar welke sessie ze gaan. Dit kun je bijvoorbeeld opnemen in het online registratieproces. Deelnemers hebben graag een beetje controle over het programma en kunnen zo kiezen voor de sessies die hen echt interesseren. Daarnaast is het belangrijk om voldoende pauze- en eetmomenten op te nemen in het programma.

Extra of langere pauzemomenten doen het dan ook erg goed bij dit soort evenementen. Liever te veel dan te weinig: je wilt bijvoorbeeld niet dat je exposanten achteraf klagen dat er te weinig gelegenheid was om de deelnemers te ontmoeten. one night stands standenbouw. Tot slot sluit je de dag af met een plenaire afsluiting en eventueel een netwerkborrel

Rond een uur of vier ‘s middags is ideaal. Na de plenaire afsluiting kun je ook nog een (netwerk)borrel organiseren. Zo kunnen de gasten die dat graag willen nog even netwerken of napraten met collega’s. Tip: plan de belangrijkste sessies die veel informatie bevatten als eerste, zodat de deelnemers nog fris zijn en de informatie beter onthouden.

Met een knallende afsluiting of populaire spreker houd je de deelnemers gemotiveerd om tot het eind te blijven. Meer over het samenstellen van het perfecte eventprogramma lees je in onze whitepaper. Download ‘m hier! Bedenk van tevoren hoe je wilt dat de gasten zitten tijdens de verschillende sessies. Hierbij moet je goed nadenken over wat voor soort sessie er gaat plaatsvinden in de ruimte.

Bespreek je ideeën over de opstellingen met de locatie, zodat zij met je mee kunnen denken en een eerste plattegrond kunnen opstellen - beurswand peesdoek. Je gasten in de watten leggen met goed eten en drinken draagt bij aan het succes van je evenement. Houd bij het kiezen van een culinaire invulling altijd de doelgroep goed in gedachten

Wie Mag Curator Worden?

Om te voorkomen dat je later voor verrassingen komt te staan, is het handig om dit al in kaart te brengen tijdens het doelgroeponderzoek. Daarnaast is het belangrijk om de eventuele dieetwensen van de gasten te verzamelen en af te stemmen met de locatie. Zo kunnen zij vroegtijdig voor alternatieven zorgen.